文件生命周期理论也是电子文件管理的基础理论,主要涉及文件运动的整体性、阶段性以及文件运动过程中诸种因素相互之间的内在联系等问题.国际档案理事会电子文件委员会把电子文件生命周期区分为三个阶段,其区分的基础实际上是电子文件的管理活动,而非电子文件自身的运动.为此,有必要依据文件在运动过程中价值变化的规律,提出既适用于电子文件,又适用于传统文件的生命阶段划分法.这种划分法本来就有,就是已经在我国流行的"四分法”,但是必须对其所具有的含义重新加以诠释,注入新的理念.